Якось моя знайома графічний дизайнер розповіла мені про цікавий конфуз з клієнтом. Він прийшов з проханням створити оформлення для його книжки. Тільки от був один нюанс – книжка ще не була написана. Були деякі ідеї щодо того про що вона має бути. Дизайнер відмовилась сказавши «Картинки створюються, щоб робити ваші слова і думки наглядними і зрозумілими для інших. Оформляючи ненаписану книгу я ілюструю власні думки, а не ваші».
Дизайн – це проявлена мудрість. Ми візуалізуємо постійно. Навіть тоді, коли лише говоримо чи пишемо текст. Адже слова працюють з уявою, а букви теж картинки. Тому поява ілюстрацій, графіків, іконок, діаграм та графіків – це не спосіб естетизувати заплутані слова. Їх появі має передувати якісна робота на рівні смислів. Візуалізація покаже або системність та глибину вашого розуміння теми, яку комунікуєте. Або забезпечить вам провал невміння схематично та асоціативно донести свій меседж, який свідчить, що до звертання до аудиторії ви самі не дуже розібрались в темі.
Саме тому до теми ілюстрацій та стилізування презентацій ми дійдемо аж на третій частині цього курсу. А зараз створимо основу нашої презентації, - побудуємо структуру контенту. А для неї нам треба видобути з рою ваших думок саме той, матеріал, який буде найкращим для побудови мосту порозуміння з вашою аудиторією. Зараз думки про презентацію схожі на ком спагетті, де думки прилипли одна до одної, а ми їх будемо розділяти, виділяти і кластеризувати.
Звичка одразу викласти всю ідею презентації на початку вам не допоможе. В менеджменті є цікавий принцип, який говорить, що важкі задачі потрібно вирішувати за принципом поїдання слона – по частинах. Тому і ідею варто презентаувати за таким принципом, розгортаючи її поступово. Те ж стосується вивчення складної теми чи предмету, освоєння нової навички.
Ми кожного дня стоїмо під інформаційним душом. New York Times ще в 2010 році писала, що людина у 18 столітті отримувала десь такий же об'єм інформації, який містить одна їх газета. Сучасна інформаційна ера змушує нас виробляти звичку відфільтровувати, уникати зайвої інформації. Уявіть, що люди, для яких ви почали презентацію, сидять в коробках. Це спеціальний захисний костюм придуманий нашим мозком для вберігання нас від інформаційного та емоційного перевантаження. Вони на початку вашjї розмови ще в своїх думках і телефонах. І в них свій світ знань, переконань і бачень, які допомогли їм сформувати стабільну персональну модель світу. Якщо символічно уявити ефект запальної промови зі страту про всі нюанси і переваги вашої ідеї чи проекту, то це наче ви починаєте фугувати з пожежного шлангу по цій коробці. Не дивно, якщо після такого початку спілкування людина втікатиме від ас чи включить оборону з нападом.
На початку промови вам варто заявити ідею, з якою ви вийшли. Але радше в якості тізера, який заінтригує та зверне увагу. До її формулювання ми підійдем наприкінці блоку. І після того поступово її розгортати, відповідаючи на ключові питання.
Дослідник лідерських промов Саймон Сайнек вивів модель «Золоте коло», яка допоможе вам заволодіти увагою людей і надихати на взаємодію з вами та реалізацію задуманих проектів. Ці запитання він піддивився у кращих промовців, яким довіряють і які маю великий вплив. Саме відповідь на три питання дає можливість у вашій промові досягнути якісного і передбачуваного впливу на аудиторію. Ця модель – чудове підтвердження вислову, що все геніальне – просто.
Чому-Що-Як
Що? Це найбільш очевидне питання. Кожна компанія чи організація на планеті знає що вона робить. Не залежно від рівня фаховості кожен працівник може назвати, що компанія чи організацію пропонує іншим. Що є продуктом чи послугою? Більшість зможуть описати вигляд та вказати основні якості.
Якщо йдеться про певний фах, то більшість людей зможе описати зовнішні ознаки та функціональні особливості в системі? Кожен викладач чи тренер може сформулювати, що за предмет або спеціальність, які він навчає і більшість зможуть сформувати роль курсу в рамках більшої системи навчання і розвитку.
Як: деякі компанії та особистості знають, як створюється продукт чи послуга чи проект. Які дії в компанії та організації передують появі продукту чи послуги на ринку. Дехто може розповісти про комплексний підхід, маркетингову стратегію чи описати унікальну пропозицію компанії чи організації (чим ми відрізняємось від конкурентів). Подекуди є фахівці, які можуть розповісти про те, як їх споживачі користуються продуктами і послугами та в чому їх якісні переваги для конкретної аудиторії.
Чому? (Заради чого?) – найменш окреслене питання. Але важливість його ми вже оцінили на етапі створення опор для нашої презентації. Дуже мало людей можуть сформулювати ЧОМУ вони роблять те, ЩО вони роблять. У чому полягає мета ваша і вашої компанії чи організації? Віра в що надихає людей працювати разом по вашій темі?
Саме якісне осмислення того, що важливим і цінним для вас особисто і для вашої компанії чи організації, допомагає знаходити «своїх» серед аудиторії. Якщо я розумію, що за вашими рекомендаціями та рішеннями стоять не просто компанія, яка вам за це заплатила, чи лінь досліджувати якісь інші методики, а особиста мотивація, то я швидше до вас прислухаюсь. Щоб відповісти на це запитання кращі промовці розповідають історії з власного життя. Адже просто описана цінність може прозвучати як концепція. А люди найчастіше саме з концепцій починають суперечки.
Натомість створіть візуальну історію. Вона допоможе вашій ідеї прозвучати для інших як щось знайоме. Відчути, що «ти і я, - ми однієї крові», бо в нас було схоже минуле, однакове бачення майбутнього і ми віримо в однакові речі. З моєї точки зору саме такий формат є ще й найкращою мотивацією людини визирнути з «коробки», почути вас і почати взаємодію. Бо на відміну від концепцій, історія породжує «ага» комунікації.
Отож, зараз ваше завдання буде полягати в тому, щоб відповісти на ці питання. Для того, щоб ефективно з ним впоратись, рекомендую використати методику, яку я називаю «монтажний стіл». Для цього вам знадобиться листок фліпчарт паперу і стікери трьох кольорів. Ваше завдання полягає в тому, щоб вивантажити усі знання та дані з вашої голови. Випишіть їх на стікери, щоб ви нарешті побачили інформацію, якою володієте. Це дасть зрозуміти об'єми вашої бази знань, яку доведеться потім відфільтровувати для презентації (а в майбутньому це й основа для оперативної підготовки презентацію за тією ж темою, але для іншої аудиторії чи з іншою ціллю). Водночас, така виставка інформації допоможе побачити «сліпі зони». Адже часто ми лише думаємо, що ми володіємо якимись знаннями, а в реальності це лиш назва пустої по змісту коробки.
Важливий принцип для виставки ваших фондів знань – порядок відповіді на запитання по моделі «Золотого кола». Якщо в промові вам варто починати з відповіді на питання «Чому», то в підготовці варто йти по золотому колу в зворотньому напрямку. Спершу вивантажіть інформації, що відповідає на питання «що», тоді «як», а лише тоді «заради чого».
Після того, як виставка з фонду знань готова, візьміть великі стікери і випишіть ключові меседжі презентації. Для цього поверніться до ваших опор – опису ідеї та цілей ваших та потенційної аудиторії. А тепер вам потрібно вибрати з них лише три.
Чому так? Відповідь лежить у відкритті кліпового мислення. Цей підхід у підході до сприйняття інформації та її обробки виявили в першу чергу у покоління «Y». Аналітичне та аналогове мислення застаріло, бо не справяється з задачами оперативної обробки терабайтів інформації. Кожну секунду головний мозок переробляє понад 400 мільйонів бітів інформації, але до знання доходять лише 2000 з них. Іншими словами, 99,9999% інформації, що виливається на вас кожен день, проходить непоміченою.
І це працює не лише в молоді, а в усіх нас. Тому мозок виробив нову систему запам'ятовування. Він робить нарізку «слайдів» для картотеки пам'яті, які логічно зв'язані поміж собою за у певний маленький ролик. Кожен слайд нагадує «карту пам'яті», де є асоціативна картинка та її описова назва. Залежно від важливості теми, цей ролик може складатись від кліпу з трьох до десяти слайдів.
Мій тест Попелюшки гарно показує, чому більшість людей з вашої презентації запам'ятає лише 3 меседжі.
Пригадайте, які завдання виконувала Попелюшка до того, як з'явилась хресна фея і відправила її на бал?
Я задавала це питання в різноманітних аудиторіях за віком, спеціальність та сферою діяльності. Вибірка аудиторію уже понад тисячу осіб. Усі змогли пригадати не більше чотирьох. Хоча з усіх мультфільмів, книжок та кін-версій їх можна назбирати десяток-другий.
Отож, виберіть 3-4 меседжі з огляду на ідею та цілі, які дуже цінно донести до аудиторії в першу чергу, щоб вони були включені в їх «кліп» про вашу презентацію. Один з них має починати вашу спілкування, а значить має бути в зрізі «ага» комунікації. Тобто чимось, з чим аудиторія радше погодиться і не матиме заперечень чи власних трактувань.
Тепер ви можете будувати сторіборд. Тут я пропоную застосувати інший механізм, який вторить візуальній структурі нашої нервової системи. Майнд меп допомагає нам цілісно і водночас структурно побачити матеріал презентації. Він передбачає, що по центру є ідея, яка розгортається в меседжі. А кожен з них отримує в підсилення, пояснення чи аргументацію інші слайди з графіками, ілюстраціями, історіями, кейсами чи алгоритмами. Це дає змогу будувати презентацію дотримуючись логічної структури з центральною темою-ідеєю, підтемами меседжами та аргументацією у вигляді слайдів-фактів та слайдів-історій. І така послідовність нагадує природню модель, яку ми використовуємо при спілкуванні навіть з друзями.
На завершення блоку поверніться до ваших записів про ідею презентації. Ваша задача – написати тепер її максимально лаконічно і коротко. Моя колега, з якою ми ведемо навчальну програму «Здорова і смачна презентація», Ярина Ключковська, дає на це завдання особливі параметри. Вона просить виписати ідею в 140 знаках наче твіт пост за старим стандартом. Якщо ви хоч наблизитесь до цього, то вважайте, що досягли успіху. Версій може бути декілька. Скорочення потребуватиме часу. І можливо, вам потрібно буде до нього ще повернутись. Адже короткий текст наближає нас до рекламного слоугану і потребує часто набагато більше часу, аніж лонг рід.
Фінальну версію можете виписати на верхівку вашого фліпчарт паперу з «фондом знань» на стікерах.